Прежде чем выбирать платформу для автоматизации системы менеджмента (СМ) и комплаенс системы, необходимо разобраться с предметной областью: над какими объектами будет производиться работа в системе, какими свойствами будут обладать данные объекты, как они будут взаимодействовать, какие объекты первичны (бизнес-процессы, документы, иные сущности СМ). Например, по процессам СМ могут курсировать как документы, так и другие сущности, например, несоответствия, риски и другие. Для обследования таких аспектов в качестве методологической основы можно использовать требования стандартов на СМ.
В международных стандартах на СМ (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) продекларированы следующие принципы СМ:
- Основанное на свидетельствах принятие решений;
- Клиентоориентированность;
- Лидерство руководителя:
- Процессный подход;
- Вовлеченность персонала;
- Менеджмент отношений;
- Улучшение.
Стандарт ISO 9001-2015 предъявляет следующие требования к СМК:
- Определение и анализ контекста организации;
- Направленность лидерства руководителя в отношении СМК и фокуса на потребителя;
- Планирование действий по работе с рисками и возможностями;
- Планирование целей в области качества и планирование их достижения;
- Планирование изменений СМК;
- Определение и учет ресурсов, необходимых для СМК (персонал, инфраструктура, среда для функционирования процессов, знания организации);
- Управление компетентностью сотрудников;
- Поддержание осведомленности сотрудников в области СМК и поддержание коммуникаций между сотрудниками;
- Управление документированной информацией (создание, обновление, контроль);
- Хранение документированной информации в качестве доказательств;
- Планирование, осуществление и контроль процессов;
- Мониторинг показателей и результативности СМК:
- Проведение внутренних аудитов для анализа результативности СМК и соответствия СМК внутренним требованиям организации и требованиям стандартов;
- Анализ СМК со стороны руководства;
- Контроль несоответствий и принятие соответствующих мер в отношении несоответствий (корректирующие действия, коррекция);
- Постоянное улучшение пригодности, достаточности и результативности СМК.
Анализируя вышеперечисленные принципы и требования, можно прийти к выводу о том, что для успешной автоматизации систем менеджмента необходимо реализовать в едином информационном пространстве комплексную автоматизацию управления всеми объектами СМ, а именно:
- Ключевыми сущностями СМ;
- Документами СМ;
- Бизнес-процессами СМ.
| Объекты СМ | ||
| Ключевые сущности СМ | Документы СМ | Бизнес-процессы СМ |
|
|
|
На рынке существует различные классы информационных систем, которые ориентированы на управление определенными объектами.
Например, для автоматизации управления корпоративным контентом (документами) предназначен специальный класс систем — ECM (Enterprise Content Management) системы.
Управление документами в ECM-среде состоит из пяти основных областей:
- Ввод информации — создание, добавление документов в ECM-среду;
- Управление — отправка документов по различным процессам: согласование, утверждение, ознакомление и т.д.;
- Хранение и обеспечение сохранности контента;
- Обеспечение доступности информации;
- Доставка документов.
BPM (Business Process Management) системы — это класс программных продуктов, предназначенный для управления бизнес-процессами организации. BPM-системы позволяют автоматизировать жизненный цикл бизнес-процессов, который состоит из 4 этапов:
- Анализ процессов (обследование процессов, анализ и моделирование процессов, коллективное проектирование);
- Внедрение процессов (удобный графический интерфейс для упрощения процесса внедрения, гибкое и быстрое управление изменениями);
- Исполнение процессов (интеграция на основе SOA, адаптеры, взаимодействие и коллективная работа людей в ходе процессов, процессное взаимодействие приложений);
- Мониторинг процессов (уведомления real-time, операционные панели, отчеты о производительности).
Для автоматизации иных сущностей могут использоваться такие решения, как ERP, QMS, СRM и так далее, или разрабатываться специализированные решения по управлению определенными объектами, например «Рисками».
Разработчики систем различных классов, в том числе перечисленных выше, могут предлагать автоматизировать системы менеджмента. При рассмотрении подобных решений важно оценивать, насколько глубоко и комплексно они способны автоматизировать СМ. Многие решения фактически ограничиваются управлением только документами и записями СМ, а потому не позволяют полноценно и гибко управлять и оперировать такими специфическими прикладными объектами, как несоответствия, хорошие практики, риски, ресурсы СМ, вынуждая оперировать этими объектами как документами. Фактически же данные объекты не являются документами, но являются ключевыми бизнес-значимыми сущностями СМ, управление которыми и является основой автоматизации процессов СМ. Также на рынке предлагаются решения, покрывающие лишь отдельные фрагменты/процессы СМ (например, только проведение аудитов или только управление рисками), но не обеспечивающие комплексную сквозную автоматизацию процессов, документов и иных сущностей СМ.
Важно отметить, что изменение под индивидуальные требования заказчика систем, изначально созданных для иных целей и не имеющих подходящую для задач СМ архитектуру, зачастую затруднено (либо вообще невозможно) и затратно в рамках автоматизации СМ. В подобных решениях может присутствовать и избыточная для задач СМ функциональность, усложняющая интерфейс пользователя, и уменьшающая эффективность использования системы.
КИСМ НОРМДОКС сочетает в себе функциональность ECM и BPM-систем, а также спроектирована и разработана специально для автоматизации именно систем менеджмента. Такой подход позволяет эффективно управлять всеми объектами СМ (документами, процессами, иными сущностями СМ). При построении КИСМ в качестве методологической основы использовались международные, национальные и отраслевые стандарты СМ, требования которых отражались на функциональности системы. Таким образом, КИСМ полностью соответствует принципам и требованиям данных стандартов, реализует принцип «процессного подхода», базируется на цикле PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» — планирование-действие-проверка-корректировка) и на риск-ориентированном мышлении. Интерфейс решения не перегружен лишней функциональностью, а адаптация системы под специфичные требования заказчика осуществляется в разумные сроки.
КИСМ поддерживает следующие принципы СМ:
1) Лидерство руководителя
КИСМ позволяет сделать функционирование СМ в компании более прозрачным, что в свою очередь позволяет руководителям осуществлять контроль и принимать управленческие решения в области СМ более эффективно. КИСМ предоставляет инструменты формирования аналитической информации в виде отчетов и графиков:
- По данным мониторинга процессов и достижения плановых показателей по процессам и целям;
- По результатам внутренних и внешних аудитов;
- Данные по несоответствиям, наблюдениям и рекламациям, по оценке результативности и повторяемости;
- Данные по управлению рисками.
2) Процессный подход
КИСМ содействует эффективной реализации процессов, а именно:
- Планирование процессов (PLAN);
- Обеспечение взаимодействия процессов (DO);
- Мониторинг и аудит процессов (CHECK);
- Реинжиниринг и непрерывное улучшение процессов (ACT).
3) Вовлеченность персонала
Единое информационное пространство КИСМ — это:
- Инструмент для оценки личного вклада в успех компании и достижение запланированных коллективных целей;
- Возможность аргументированного донесения до руководства своего видения и идентифицированных проблем;
- Эффективное управление персоналом;
- Анализ ресурсного обеспечения.
4) Менеджмент отношений
КИСМ применительно к стейкхолдерам компании — это:
- Непрерывная оптимизация влияния стейкхолдеров на показатели предприятия;
- Проведение внешних аудитов и защита интересов компании путем предоставления аудиторам объективных свидетельств и материалов;
- Организация взаимодействия с сертификационными и консультационными органами, с поставщиками.
5) Основанное на свидетельствах принятие решений
КИСМ — это:
- Автоматизированный и ручной сбор объективных свидетельств;
- Анализ данных о функционировании системы менеджмента;
- Планирование и реализации мероприятий по результатам анализа.
6) Улучшение
КИСМ предоставляет инструменты планирования, реализации и оценки эффективности мероприятий по улучшению СМ.
7) Клиентоориентированность
КИСМ позволяет агрегировать и систематизировать все несоответствия и наблюдения, включая рекламации (претензии от покупателей), а также всесторонне и максимально эффективно проработать выявленный факт нарушения требований.
КИСМ обеспечивает:
- Работу с наблюдениями (включая рекламации);
- Автоматическое и ручное создание наблюдений (включая рекламаций) с возможностью добавления документальных свидетельств;
- Анализ наблюдений (включая рекламаций) с использованием инструментов: «5 почему», дерева решений, диаграммы Исикава и других;
- Связывание перекрестными ссылками анализируемого наблюдения с аналогичными наблюдениями;
- Планирование мероприятий по коррекции и корректирующим действиям с возможностью их согласования и утверждения;
- Реализация коррекции и корректирующих действий с возможностью добавления файловых свидетельств, подтверждающих выполнение мероприятий.
Таким образом КИСМ НОРМДОКС является специализированной системой, разработанной на базе промышленной ECM/BPM платформы STOR-M, выполняющей задачи автоматизации и информатизации процессов систем менеджмента. Важное значение имеет команда разработки и внедрения, состоящая из специалистов в области стандартизации, систем менеджмента, бизнес-аналитиков и ИТ.