Корпоративная информационная система менеджмента

info@alee.ru
+7 (495) 223-46-76 +7 (812) 309-78-59

Конкурентные преимущества КИСМ НОРМДОКС

КИСМ Нормдокс (ECM/BPM):

специализированное решение для автоматизации процессов систем менеджмента

ERP (1С/SAP):

Управление отдельными областями ресурсной деятельности предприятия: финансовой, производственной, кадровой и другими.

CRM:

Автоматизация взаимодействия с клиентами, учет и обработка информации, связанной с потребителями.

Портальные корпоративные решения:

Предоставление доступа к информационным ресурсам компании, обеспечение единой среды для взаимодействия сотрудников.

CAQ/QMS:

Автоматизация контроля качества выпускаемой продукции.

MES:

Автоматизация управления производственными процессами.

СЭД:

Организация и автоматизация работы с электронными документами.

Прежде чем выбирать платформу, на которой построить информационную систему по автоматизации систем менеджмента (СМ), необходимо разобраться с предметной областью: над какими объектами будет производиться работа в системе, какими свойствами будут обладать данные объекты, как они будут взаимодействовать, какие объекты первичны (бизнес-процессы, документы, иные сущности СМ). Например, по процессам СМ могут курсировать как документы, так и другие сущности, например, несоответствия, риски и другие. Для обследования таких аспектов в качестве методологической основы можно использовать требования стандартов на СМ.

В международных стандартах на СМ (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) продекларированы следующие принципы СМ:

  • Основанное на свидетельствах принятие решений;
  • Клиентоориентированность;
  • Лидерство руководителя:
  • Процессный подход;
  • Вовлеченность персонала;
  • Менеджмент отношений;
  • Улучшение.

Стандарт ISO 9001-2015 предъявляет следующие требования к СМК:

  • Определение и анализ контекста организации;
  • Направленность лидерства руководителя в отношении СМК и фокуса на потребителя;
  • Планирование действий по работе с рисками и возможностями;
  • Планирование целей в области качества и планирование их достижения;
  • Планирование изменений СМК;
  • Определение и учет ресурсов, необходимых для СМК (персонал, инфраструктура, среда для функционирования процессов, знания организации);
  • Управление компетентностью сотрудников;
  • Поддержание осведомленности сотрудников в области СМК и поддержание коммуникаций между сотрудниками;
  • Управление документированной информацией (создание, обновление, контроль);
  • Хранение документированной информации в качестве доказательств;
  • Планирование, осуществление и контроль процессов;
  • Мониторинг показателей и результативности СМК:
  • Проведение внутренних аудитов для анализа результативности СМК и соответствия СМК внутренним требованиям организации и требованиям стандартов;
  • Анализ СМК со стороны руководства;
  • Контроль несоответствий и принятие соответствующих мер в отношении несоответствий (корректирующие действия, коррекция);
  • Постоянное улучшение пригодности, достаточности и результативности СМК.

Анализируя вышеперечисленные принципы и требования, можно прийти к выводу о том, что для успешной автоматизации систем менеджмента необходимо реализовать в едином информационном пространстве комплексную автоматизацию управления всеми объектами СМ, а именно:

  • Ключевыми сущностями СМ;
  • Документами СМ;
  • Бизнес-процессами СМ.
   Объекты СМ

   Ключевые сущности СМ

   Документы СМ    Бизнес-процессы СМ
  • Программы аудитов;
  • Планы аудитов;
  • Внутренние и внешние аудиты;
  • Отчеты по аудитам/мониторингам;
  • Наблюдения и несоответствия;
  • Планы мероприятий по коррекции и корректирующим действиям;
  • Коррекции, корректирующие и предупреждающие действия;
  • Планы мероприятий в отношении рисков;
  • Риски и возможности;
  • Ресурсы (человеческие, материальные).
  • СТО на КИСМ;
  • Файловые свидетельства, подтверждающие факт наличия наблюдения или действительность реализации мероприятий.
  • Проведение внутренних и внешних аудитов;
  • Мониторинг показателей процессов и достижения целей;
  • Анализ причин возникновения несоответствий и наблюдений;
  • Проведение коррекции и корректирующих действий;
  • Проведение мероприятий в отношении рисков.

На рынке существует различные классы информационных систем, которые ориентированы на управление определенными объектами.

Например, для автоматизации управления корпоративным контентом (документами) предназначен специальный класс систем ECM (Enterprise Content Management) системы.

Управление документами в ECM-среде состоит из пяти основных областей: 

  • Ввод информации  создание, добавление документов в ECM-среду;
  • Управление — отправка документов по различным процессам: согласование, утверждение, ознакомление и т.д.;
  • Хранение и обеспечение сохранности контента;
  • Обеспечение доступности информации;
  • Доставка документов.

BPM (Business Process Management) системы  это класс программных продуктов, предназначенный для управления бизнес-процессами организации. BPM-системы позволяют автоматизировать жизненный цикл бизнес-процессов, который состоит из 4 этапов:

  • Анализ процессов (обследование процессов, анализ и моделирование процессов, коллективное проектирование);
  • Внедрение процессов (удобный графический интерфейс для упрощения процесса внедрения, гибкое и быстрое управление изменениями);
  • Исполнение процессов (интеграция на основе SOA, адаптеры, взаимодействие и коллективная работа людей в ходе процессов, процессное взаимодействие приложений);
  • Мониторинг процессов (уведомления real-time, операционные панели, отчеты о производительности).

Для автоматизации иных сущностей могут использоваться такие решения, как ERP, QMS, СRM и так далее, или разрабатываться специализированные решения по управлению определенными объектами, например «Рисками».

Разработчики систем различных классов, в том числе перечисленных выше, могут предлагать автоматизировать системы менеджмента. При рассмотрении подобных решений важно оценивать, насколько глубоко и комплексно они способны автоматизировать СМ. Многие решения фактически ограничиваются управлением только документами и записями СМ, а потому не позволяют полноценно и гибко управлять и оперировать такими специфическими прикладными объектами, как несоответствия, хорошие практики, риски, ресурсы СМ, вынуждая оперировать этими объектами как документами. Фактически же данные объекты не являются документами, но являются ключевыми бизнес-значимыми сущностями СМ, управление которыми и является основой автоматизации процессов СМ. Также на рынке предлагаются решения, покрывающие лишь отдельные фрагменты/процессы СМ (например, только проведение аудитов или только управление рисками), но не обеспечивающие комплексную сквозную автоматизацию процессов, документов и иных сущностей СМ. 

Важно отметить, что изменение под индивидуальные требования заказчика систем, изначально созданных для иных целей и не имеющих подходящую для задач СМ архитектуру, зачастую затруднено (либо вообще невозможно) и затратно в рамках автоматизации СМ. В подобных решениях может присутствовать и избыточная для задач СМ функциональность, усложняющая интерфейс пользователя, и уменьшающая эффективность использования системы.

КИСМ НОРМДОКС сочетает в себе функциональность ECM и BPM-систем, а также спроектирована и разработана специально для автоматизации именно систем менеджмента. Такой подход позволяет эффективно управлять всеми объектами СМ (документами, процессами, иными сущностями СМ). При построении КИСМ в качестве методологической основы использовались международные, национальные и отраслевые стандарты СМ, требования которых отражались на функциональности системы. Таким образом, КИСМ полностью соответствует принципам и требованиям данных стандартов, реализует принцип «процессного подхода», базируется на цикле PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act»  планирование-действие-проверка-корректировка) и на риск-ориентированном мышлении. Интерфейс решения не перегружен лишней функциональностью, а адаптация системы под специфичные требования заказчика осуществляется в разумные сроки.

КИСМ поддерживает следующие принципы СМ:

1) Лидерство руководителя

КИСМ позволяет сделать функционирование СМ в компании более прозрачным, что в свою очередь позволяет руководителям осуществлять контроль и принимать управленческие решения в области СМ более эффективно. КИСМ предоставляет инструменты формирования аналитической информации в виде отчетов и графиков:

  • По данным мониторинга процессов и достижения плановых показателей по процессам и целям;
  • По результатам внутренних и внешних аудитов;
  • Данные по несоответствиям, наблюдениям и рекламациям, по оценке результативности и повторяемости;
  • Данные по управлению рисками.

2) Процессный подход

КИСМ содействует эффективной реализации процессов, а именно:

  • Планирование процессов (PLAN);
  • Обеспечение взаимодействия процессов (DO);
  • Мониторинг и аудит процессов (CHECK);
  • Реинжиниринг и непрерывное улучшение процессов (ACT).

3) Вовлеченность персонала

Единое информационное пространство КИСМ  это:

  • Инструмент для оценки личного вклада в успех компании и достижение запланированных коллективных целей;
  • Возможность аргументированного донесения до руководства своего видения и идентифицированных проблем;
  • Эффективное управление персоналом;
  • Анализ ресурсного обеспечения.

4) Менеджмент отношений

КИСМ применительно к стейкхолдерам компании  это:

  • Непрерывная оптимизация влияния стейкхолдеров на показатели предприятия;
  • Проведение внешних аудитов и защита интересов компании путем предоставления аудиторам объективных свидетельств и материалов;
  • Организация взаимодействия с сертификационными и консультационными органами, с поставщиками.

5) Основанное на свидетельствах принятие решений

КИСМ  это:

  • Автоматизированный и ручной сбор объективных свидетельств;
  • Анализ данных о функционировании системы менеджмента;
  • Планирование и реализации мероприятий по результатам анализа.

6) Улучшение

КИСМ предоставляет инструменты планирования, реализации и оценки эффективности мероприятий по улучшению СМ.

7) Клиентоориентированность

КИСМ  позволяет агрегировать и систематизировать все несоответствия и наблюдения, включая рекламации (претензии от покупателей), а также всесторонне и максимально эффективно проработать выявленный факт нарушения требований.

КИСМ обеспечивает:

  • Работу с наблюдениями (включая рекламации);
  • Автоматическое и ручное создание наблюдений (включая рекламаций) с возможностью добавления документальных свидетельств;
  • Анализ наблюдений (включая рекламаций) с использованием инструментов: «5 почему», дерева решений, диаграммы Исикава и других;
  • Связывание перекрестными ссылками анализируемого наблюдения с аналогичными наблюдениями;
  • Планирование мероприятий по коррекции и корректирующим действиям с возможностью их согласования и утверждения;
  • Реализация коррекции и корректирующих действий с возможностью добавления файловых свидетельств, подтверждающих выполнение мероприятий.

Таким образом КИСМ НОРМДОКС является специализированной системой, разработанной на базе промышленной ECM/BPM платформы STOR-M, выполняющей задачи автоматизации и информатизации процессов систем менеджмента. Важное значение имеет команда разработки и внедрения, состоящая из специалистов в области стандартизации, систем менеджмента, бизнес-аналитиков и ИТ.