Подсистема мониторинга показателей КИСМ НОРМДОКС позволяет непрерывно контролировать наиболее важные параметры процессов и достижения целей предприятия/компании, оперативно принимать решения при недостижении установленных показателей.
Подсистема мониторинга КИСМ НОРМДОКС предоставляет инструменты:
КИСМ позволяет решить следующие задачи в области мониторинга процессов и достижения целей:
Одним из результатов внедрения процессного подхода является реализация мероприятий по измерению и мониторингу процессов и достижения целей компании. Для этого в каждом структурном подразделении необходимо выявить процессы и цели, которые нужно регулярно измерять, разработать показатели процессов и достижения целей и назначить ответственных за соблюдение мероприятий по сбору и мониторингу показателей.
Нередко в компаниях большая часть информации в рамках мониторинга заполняется в каждом подразделении вручную в различных документах, чаще всего в таблицах MS Excel. При данном подходе компании обычно используют два способа сбора показателей:
1) Разработка совместной таблицы для сбора данных и расчета показателей качества, хранящейся на общем сетевом ресурсе. В этом случае к таблицам обеспечен совместный доступ, что зачастую приводит к следующим проблемам:
- Сохраняются изменения только последнего сохранившего документ лица;
- Таблица не выдерживает многопользовательской нагрузки и «зависает» (в крайнем случае — повреждается);
- Отсутствует ограничение доступа к полям других подразделений и формулам, из-за чего пользователи могут ошибочно заполнять чужие поля, изменять или удалять данные других подразделений, расчетные формулы.
2) Разработка индивидуальных таблиц для подразделений для сбора данных и расчета показателей. Таким образом соблюдается политика безопасности доступа к данным. Но даже в этом случае возникают следующие проблемы:
Подсистема мониторинга показателей КИСМ предоставляет совместный инструмент по сбору показателей процессов и достижения целей по всем подразделениям организации. Ввод и редактирование данных мониторинга осуществляется пользователями в рамках соответствующего подразделения, в соответствии с настроенными правилами ввода информации, а также с учетом выданных прав доступа. Такие возможности исключают ввод некорректной информации, заполнение чужих данных, а также необходимость дальнейшего ручного сведения данных по мониторингу.
Измерение результативности процессов и достижения целей должно производиться точно в срок, чтобы к концу отчетного периода были рассчитаны все фактические показатели по процессам и целям компании для формирования заключения по достижению/недостижению плановых показателей, формирования наблюдений и несоответствий по результатам мониторинга и предоставления руководителям своевременной и актуальной информации по функционированию системы менеджмента.
Когда мероприятия по мониторингу не планируются и не фиксируются в информационной системе, возникают сложности при отслеживании сроков сбора показателей. Таким образом, специалисты могут несвоевременно вносить информацию по процессам и целям, вследствие чего может некорректно производиться анализ результативности процессов, и ошибочно приниматься решения по доработке системы менеджмента (СМ) / интегрированной системы менеджмента (ИСМ).
В КИСМ работа с показателями мониторинга осуществляется в соответствии с установленными сроками занесения и редактирования этих данных. В соответствии со сроками сбора показателей ответственным лицам приходят уведомления и задачи, в рамках которых они должны внести показатели мониторинга. Руководители в системе могут отслеживать своевременно ли выполняются задачи в рамках мониторинга, что также способствует повышению исполнительской дисциплины.
В ходе внедрения и реализации проведения мониторинга процессов и достижения целей компании зачастую сталкивается с тем, что их подразделения используют разрозненные подходы, методологии, формы документов/таблиц для проведения мониторинга. Каждое подразделение реализует проведение мониторинга с учетом специфики своей деятельности, не стремясь к стандартизации и унификации форм документов по мониторингу. Вследствие этого могут возникать проблемы при сравнительном анализе результатов мониторинга, так как ответственным лицам приходится сводить данные из разрозненных таблиц, сравнивать информацию разного уровня детализации.
При этом, когда документация по мониторингу хранится на бумажных носителях в разных подразделениях, формы этих документов сложно проанализировать и оценить на практичность и оптимальность для дальнейшего совершенствования и стандартизации.
Подсистема мониторинга показателей процессов и достижения целей КИСМ обеспечивает применение единообразных инструментов и форм предоставления информации по мониторингу, а также позволяет проводить сравнительный анализ по результатам мониторинга в автоматизированном режиме.
При использовании КИСМ таблицы/отчеты по мониторингу всех подразделений хранятся в стандартизированном виде в едином информационном пространстве, за счет чего становится легче оценить формы этих документов для дальнейшего улучшения.
После сбора данных по процессам и целям наступает этап сравнения фактических показателей с плановыми для оценки эффективности процессов и достижения целей компании, отслеживания отклонений и принятия решений по устранению ошибок и улучшению показателей.
При использовании различных документов, таблиц MS Excel для проведения мониторинга специалисту по мониторингу приходится вручную контролировать параметры процессов и целей, сравнивать их с запланированными значениями, а при выявлении отклонений также вручную их фиксировать в целях дальнейшего реагирования.
Преобладание ручных операций отрицательно влияет на скорость и качество выполнения мероприятий по оценке и сравнению показателей, а также выявлению несоответствий, из-за чего реализация корректирующих действий может производится несвоевременно.
КИСМ обеспечивает автоматический расчет фактических показателей по заложенным формулам, а также сопоставление фактических показателей с установленными плановыми значениями в автоматическом режиме. В случае недостижения заложенных плановых показателей результативности или несвоевременного заполнения показателей в формах мониторинга система уведомляет об этом ответственных сотрудников и автоматически создает несоответствие в Подсистеме работы с несоответствиями и наблюдениями.
Описанные возможности КИСМ позволяют повысить эффективность проведения мероприятий по мониторингу и обеспечить оперативное реагирование на существующие отклонения и несоответствия.
Для оценки эффективности процессов компании, выявления проблем, узких мест и способов оптимизации должна существовать возможность анализа данных по мониторингу. Однако возможности генерации отчетов и графиков ограничены функциональностью, предоставляемой многими документами, в том числе таблицами MS Excel. Нет возможности сгенерировать отчет (выборку):
В случае возникновения необходимости в анализе данных по мониторингу ответственному лицу приходится в ручном режиме осуществлять операции по составлению сравнительного отчета. Различные графики, иллюстрирующие динамику изменения показателей, специалист вынужден также строить в ручном режиме, частично дублируя и адаптируя информацию для их построения.
В КИСМ хранится вся информация по мониторингу за все периоды, представленная в структурированном виде, что позволяет формировать в системе различные отчеты и графики по мониторингу целей и процессов, предоставляя возможность выбирать цели/процессы/подпроцессы, критерии, данные, периоды по которым будет генерироваться отчет, а также сравнивать показатели за разные промежутки времени.
К концу отчетного периода по мониторингу ответственным лицам необходимо формировать выводы по отдельным показателям и в целом по критериям результативности процессов и достижениям целей компании.
Когда информация по мониторингу хранится в таблицах MS Excel, возникают сложности фиксации выводов. Если указывать выводы в тех же таблицах MS Excel, то данные таблицы становятся перегруженными и нечитаемыми. Если фиксировать выводы в отдельном документе, то в этом случае связь между данными мониторинга и выводом может быть потеряна.
Для этих целей в КИСМ предусмотрено специальное поле вывода, позволяющее добавить вывод для каждого показателя критерия результативности процессов и достижения целей с возможностью прикрепления файлового вложения.
Когда информация по мониторингу хранится в бумажном виде возникают сложности при проведении ретроспективного анализа данных по мониторингу, исследования причин возникновения различных рекламаций и несоответствий. В случае возникновения необходимости в таких мероприятиях ответственному лицу приходится в ручном режиме искать показатели за различные периоды времени (при этом информация за ранние годы может быть потеряна, испорчена, либо доступ к такой информации может быть затруднен) и осуществлять операции по составлению сравнительного отчета или расследованию причин рекламаций/несоответствий. Вследствие этого сроки проведения данных мероприятий могут затянуться, результаты могут стать недостоверными, а в ряде случаев проведение данных мероприятий может стать невозможным.
КИСМ обеспечивает централизованное структурированное и надежное хранение всех исторических и актуальных данных по мониторингу: проведение контрольных мероприятий по мониторингу, показатели процессов и достижения целей, выявленные отклонения и несоответствия, выводы по результатам мониторинга. Такая возможность позволяет в удобной форме в автоматическом режиме осуществлять анализ показателей за разные периоды времени и проводить исследование данных для определения причин рекламаций и несоответствий.