Аудит систем менеджмента — это систематический, независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и их объективного оценивания для установления степени соответствия системы менеджмента (СМ) критериям аудита.
Аудиты систем менеджмента (не путать с финансовыми, инвестиционными и промышленными) бывают внутренними и внешними.
Внутренний аудит (иногда называют аудит первой стороны) — это проверка организацией собственной системы менеджмента, включая бизнес-процессы организации, на соответствие требованиям стандартов СМ.
Внешний аудит (иногда называют аудит второй стороны) — это проверка клиентом (заказчиком) продукции или услуги своего поставщика. Речь, конечно, о системе менеджмента. В основном аудиторы второй стороны интересуются процессом производства и жизненным циклом продукции.
Сертификационный аудит — это аудит, проводящийся независимым сертификационным органом с выдачей сертификата соответствия.
Надзорный аудит — это аудит, который проводится независимым сертификационным органом без выдачи сертификата. Надзорный аудит проводится в организации после сертификационного аудита с целью подтверждения соответствия в период действия сертификата соответствия. И сертификационный и надзорные аудиты относятся к внешним аудитам и являются аудитами третей стороны.
Аудит — это систематический процесс, таким образом он должен проводиться в организации с определенной, запланированной периодичностью. Периодичность проведения аудита будет зависеть от того, к какому виду относится аудит — внутреннему или внешнему. Необходимо помнить о сохранности и учете всей документации по всем типам аудитов, обеспечить актуальность и прослеживаемость предоставленных данных.
Подсистема планирования и проведения аудитов КИСМ Нормдокс позволяет в автоматизированном режиме осуществлять планирование и проведение аудитов, вести учет и хранение данных по всем типам и видам аудитов. Процесс планирования периодичности аудитов легко задается оператором или менеджером по качеству, что экономит время и ресурсы организации. Выявленные несоответствия и наблюдения на определенных этапах аудитов автоматически переносятся в Подсистему работы с несоответствиями и наблюдениями, что существенно ускоряет работу в области системы менеджмента на крупных производственных предприятиях.
КИСМ НОРМДОКС обладает следующими возможностями в области планирования и проведения аудитов:
| Возможность | Описание |
|---|---|
| Автоматизация жизненного цикла аудитов | Автоматизирует базовую логику жизненного цикла аудитов, включая их создание, планирование, проведение и фиксацию результатов. |
| Формирование и актуализация программы аудитов | Позволяет управлять программой (графиком) аудитов в различных графических форматах с различным уровнем декомпозицией (до дней, до месяцев). Обеспечивает процесс формирования и согласования программы (графика) аудитов с возможным последующим сохранением «твердой копии» (утвержденный и подписанный документ). |
| Планирование отдельных аудитов | Обеспечивает формирование и согласование плана проведения отдельного аудита. Опционально работа может сопровождаться постановкой и контролем исполнения ответственными исполнителями каждого отдельного мероприятия плана. |
| Проведение аудитов с возможностью формирования отчета | Обеспечивает проведение аудитов с возможностью заполнения опросников, формирования и согласования отчета о проведении аудита, с возможностью последующего согласования и утверждения. |
| Фиксация несоответствий и наблюдений по результатам проведения аудита | Обеспечивает автоматическую и ручную фиксацию несоответствий, наблюдений, областей для улучшения, хороших практик в Подсистеме работы с несоответствиями и наблюдениями КИСМ на основе сведений из отчета о проведении аудита, опросников, заполненных аудиторами. |
| Реестр аудиторов | Обеспечивает ведение реестра аудиторов с фиксацией и автоматизированным отслеживанием информации об аудиторах, включая:
|